Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, publique ou privée, et destinés par leur nature à être conservés par cette personne même.

Un fonds d'archives est l'ensemble des documents provenant des activités d'une personne physique ou morale et dont l'accroissement s'est effectué d'une manière organique dans l'exercice de ses activités (par exemple, le fonds de la famille X, de la commune Y). La notion de fonds d'archives s'oppose à celle de collection, cette dernière étant constituée d'un ensemble de documents dont la réunion est le fruit d'un choix ou du hasard et qui n'étaient pas destinés, par leur nature, à être conservés ainsi groupés.

Une série est un ensemble d'archives déterminé de manière conventionnelle soit d'aprè la matière (par exemple, la série O des Archives départementales, consacrée à l'administration communale), soit d'après la période (par exemple, la série L des Archives départementales, consacrée à l'ensemble des fonds administratifs et judiciaires du département pendant la période révolutionnaire), soit d'après la provenance (par exemple, série X des Archives nationales, consacrée aux archives du Parlement de Paris).

Séries et fonds peuvent coïncider ou non. Il n'est pas rare que plusieurs fonds d'archives soient regroupés dans une même série (par exemple, les fonds des tribunaux [depuis l'an VIII] ayant leur siège dans un département sont réunis dans la série U des Archives départementales).

La plupart des séries sont divisées en sous-séries. Les séries sont désignées par des lettres de l'alphabet, les sous-séries par des chiffres, qui précèdent la lettre de série dans les Archives départementales et communales, qui la suivent généralement aux Archives nationales ; dans ces dernières, les sous-séries sont elles-mêmes souvent subdivisées plusieurs fois, les dernières subdivisions étant désignées par un ensemble très complexe de plusieurs lettres et plusieurs chiffres, les uns romains, les autres arabes.

Le cadre des séries des Archives départementales est identique pour tous les services (ou dépôts) d'archives départementales. Il en va de même pour les archives communales et pour les archives hospitalières. On trouvera ces différents cadres, de même que celui des Archives nationales, dans le Guide du lecteur (2ème édition, Paris, 1980), annexes I à IV.

Chaque série et sous-série est constituée d'articles. L'article est l'unité matérielle de base des classements d'archives ; ce peut être une liasse, un registre, un carton, un rouleau, etc. La liasse et le carton sont constitués soit d'un dossier, soit d'un ensemble de dossiers et de pièces sanglés ou ficelés.

Le dossier d'archives est un ensemble de pièces reçues ou élaborées par une personne physique ou morale pour la conduite d'une affaire déterminée.

La pièce d'archives est la plus petite unité archivistique indivisible ; elle peut être constituée d'une ou de plusieurs feuilles (un contrat de mariage, une lettre, etc.), d'un cahier, d'un registre.

Un article est désigné par sa cote, combinaison de lettres et de chiffres : aux éléments désignant la série et, le cas échéant, la sous-série dans lesquelles a été rangé l'article, s'ajoute le numéro de l'article à l'intérieur de la série et de la sous-série. Ce numéro est toujours le dernier élément de la cote.