Constatant la détérioration des archives aux colonies, détérioration due au climat, Louis XVI décida, par un édit de juin 1776, enregistré le 15 avril 1777, la création d'un "Dépôt des chartes des colonies", appelé depuis le "Dépôt des papiers publics des colonies" et souvent connu sous le nom de "Dépôt de Versailles", sa première localisation.

Devaient y être conservés un duplicata des registres de catholicité (art. 2), des registres d'inhumation des hôpitaux (art. 2), des minutes notariales (art. 11), des minutes des greffes judiciaires (art. 13), des actes d'affranchissement (art. 16), des relevés des passagers (art. 8). L'effet de l'édit devait être rétroactif.

L'édit de 1776 avait un effet rétroactif, qui fut plus ou moins bien observé, suivant le zèle des desservants. Cependant certains curés recopièrent leurs registres anciens et envoyèrent les copies au Dépôt.

Le chercheur trouvera toutes indications sur le terminus a quo des registres dans Les Archives nationales. Etat général des fonds, t. III, p. 3777 à 381, où, pour chaque paroisse, commune ou centre d'état civil, est mentionnée la date du registre le plus ancien.

En ce qui concerne le terminus ad quem, on se rappellera que, pour les colonies ayant accédé à l'indépendance, les doubles des registres de l'état civil postérieurs à 1870 sont déposés au service central d'état civil du ministère des Affaires étrangères. En revanche, l'édit de 1776 est toujours en vigueur en ce qui concerne les registres d'état civil des départements et territoires d'outre-mer. Ceux-ci envoient dont régulièrement les doubles des registres au Dépôt des papiers publics.

Des tables alphabétiques de périodicités diverses existent pour l'ensemble des registres antérieurs à 1830 conservés par la Section outre-mer. Pour la période 1831-1840 existent des tables sur fiches, classées par territoires ; à l'intérieur de chaque territoire et sans distinction de communes, les fiches sont classées alphabétiquement, puis chronologiquement. Ces mêmes tables sur fiches existent pour la Guadeloupe et dépendances pour la décennie 1841-1850.

Postérieurement à 1840 et systématiquement jusqu'en 1894 existent, pour toutes les colonies, des tables décennales. Elles sont à la disposition du public dans la salle de lecture de la Section outre-mer. Postérieurement à 1894, et de la façon très sporadique, existent parfois des tables décennales, non communicables actuellement.

Un état des tables décennales consultables par le public est à la disposition des chercheurs dans la salle de lecture de la Section outre-mer.

Jusqu'à l'abolition de l'esclavage, les naissances, mariages et décès des esclaves furent, le cas échéant, inscrits dans des registres de catholicité, le plus souvent dans des registres spécialement ouverts à leur intention mais parfois dans les mêmes registres que la population blanche et libre : ce fut notamment le cas à l'île Bourbon (aujourd'hui la Réunion) et à l'île de France (aujourd'hui Ile Maurice) pendant la régie de la Compagnie des Indes, soit jusqu'en 1767 2. Les esclaves n'ayant pas de nom de famille, seuls leurs prénoms étaient inscrits, ceux de leurs père et mère, et mention était faite du propriétaire auquel ils appartenaient. Quant aux gens de couleur libres (nègres et mulâtres), ils furent au XVIIIe siècle, et approximativement jusqu'en 1830, inscrits sur les mêmes registres que les blancs. Mention doit être faite, dans le corps de l'acte, du fait qu'ils sont nègres ou mulâtres. L'usage d'un nom de famille (qui, légalement ne doit pas être celui d'un blanc vivant dans l'île) s'introduit lentement. Le prénom de l'intéressé, ou celui de ses parents, est généralement suivi de la mention "dit Un tel".

Pendant une courte période, après la révolution de Juillet, des registres séparés seront tenus pour les blancs et les libres. Dans ces derniers, outre les actes de naissance, mariage et décès, seront également transcrits les arrêtés d'affranchissement, arrêtés que l'on peu également lire dans les journaux officiels locaux.

Dans le courant du XIXe siècle, les esclaves furent également inscrits, commune par commune, dans des registres matricules. Ceux-ci furent généralement brûlés en 1848. Des registres de déclaration des nouveaux libres avaient été en effet légalement ouverts, où les anciens esclaves étaient obligés de s'inscrire avec des formules de ce type : "aujourd'hui s'est présenté devant nous, officier de l'état civil chargé de la tenue des registres servant à inscrire les nouveaux citoyens, la citoyenne Rose, âgée de 18 ans, native de cette colonie, domiciliée de cette commune, inscrite précédemment sous le numéro 95 du registre matricule, à laquelle nous avons donné le nom patronymique de Parélyse" (21 janvier 1852, Grand Bourg, Marie Galante). Cette inscription est destinée à remplacer, pour les nouveaux citoyens, l'acte de naissance qui leur fait défaut. Cette formalité accomplie, leurs actes de mariage et de décès, les actes de naissance de leurs enfants seront désormais inscrits à coté de ceux de la population blanche, dans un même registre.

D'autre part, beaucoup de nouveaux libres régularisèrent entre 1848 et 1860 l'union qu'ils avaient contractée avant l'abolition de l'esclavage. Leurs actes de mariage, comportant souvent la légitimation de nombreux enfants, figurent dans les registres des années en cours.

Des registres de nouveaux libres sont conservés aux Archives départementales de la Guadeloupe, de la Martinique et de la Réunion. Pour la Guadeloupe, il en existe un microfilm aux Archives nationales 3. La Section outre-mer conserve quelques registres originaux de Marie Galante et de Guyane.

Il faut également signaler que l'on trouvera aux Archives nationales, dans le fonds de l'Amirauté de France, sous la cote Z1D 138, quelques actes d'affranchissement de noirs, et, sous la cote Z1D 139, des registres pour servir à l'enregistrement des déclarations de noirs amenés des colonies en France (1739-1790).

L'édit de 1776 ordonnait (art. 2) d'envoyer au Dépôt de Versailles un double des registres d'inhumation des hôpitaux 5. Cette prescription n'a été que partiellement observée. Signalons cependant qu'on trouve souvent, sous la même reliure, à côté du double de ces registres, de simples listes de décès ou des états nominatifs de journées passées dans les hôpitaux, avec mention du décès en cas d'issue fatale.

La Section outre-mer conserve aussi des lettres d'envoi des actes mortuaires dressés en mer de 1817 à 1873.

Troupes des colonies 6.

Pour des raisons pratiques ont été classées avec l'état civil les pièces concernant le décès de certaines catégories de personnes mortes aux colonies : officiers de plume et d'épée, soldats, ouvriers, matelots de la marine de guerre et du commerce. Ces décès ont donné lieu à l'établissement d'enregistrements, de certificats variés, de listes récapitulatives des décès.

A partir de 1770, pour les troupes coloniales, l'établissement d'extraits de décès et leur enregistrement tendent à devenir automatiques. C'est ainsi que sont conservées, de 1771 à 1777 et de 1778 à 1782, les minutes des certificats de décès des bas-officiers et soldats morts dans les troupes des colonies, avec une table alphabétique. De 1782 à 1820, les minutes font défaut, mais il existe 8 volumes d'enregistrement de ces certificats, avec tables. Les minutes sont à nouveau conservées pour la période allant de 1821 au 1er décembre 1843, avec un volume de table. Un registre des décès existe pour les officiers militaires (1815-1821). Enfin, de très nombreux certificats, non classés, existent pour l'armée de saint Domingue, la gendarmerie, etc.

L'existence de notaires est attestée dès l'origine à Saint Domingue, en Guyane, à la Guadeloupe, à la Martinique et à la Réunion. En d'autres lieux, les fonctions de notaires furent assurées par des greffiers (Afrique noire, Indochine, etc.).

L'article 11 de l'édit de juin 1776 prévoyait qu'un double des minutes notariales serait envoyé au Dépôt de Versailles. La collection conservée par la Section outre-mer est, dans sa majorité, issue de cette décision. Cependant un assez grand nombre des minutes notariales de Saint-Domingue proviennent d'un rapatriement.

En 1979, la Section outre-mer a déposé provisoirement à la Cité des archives contemporaines, à Fontainebleau, l'ensemble de ces fonds notariaux, à l'exception de ceux de Saint Domingue, les plus fréquemment demandés. L'autorisation de consultation est à adresser au conservateur en chef de la Section outre-mer.

L'historien des familles trouvera dans ces fonds notariaux des procurations, des contrats de mariage, etc. ; mais il doit savoir que l'article 11 de l'édit de 1776 dispensait les notaires coloniaux du dépôt des actes d'inventaire, de partage et de vente sur inventaire, et que l'article 12 les dispensait du dépôt des testaments. Ce n'est que dans minutes rapatriées de Saint Domingue qu'on peut espérer trouver ces types de documents.

L'ensemble des minutes représente 10 805 articles et, pour chaque étude, commence généralement en 1777, exception faite pour Saint Domingue dont les minutes, toujours pour le même motif, sont souvent beaucoup plus anciennes. Les collections s'arrêtent en 1912, sauf en ce qui concerne les colonies définitivement perdues au début du XIXe siècle : Saint Lucie, Saint Domingue, Ile de France, etc.

Conservés par la Section outre-mer sous les cotes Colonies G1 449 à 513, les recensements se présentent sous deux formes : nominatifs ou récapitulatifs. Seuls les premiers sont intéressant pour l'historien des familles. Il convient de noter que ces listes nominatives, établies dès le milieu du XVIIe siècle, sont souvent antérieures à celles qui concernent la métropole.

A partir de la fin du XVIIe siècle, les recensements deviennent numériques et le resteront, sauf pour Bourbon, l'Ile de France et les Etablissements français dans l'Inde, pour lesquels existent un ou plusieurs recensements nominatifs de la seconde moitié du XVIIIe siècle, et pour la Louisiane, pour laquelle existent des recensements du même genre pour les années 1706-1732.

A coté des recensements stricto sensu, des documents très divers, mais susceptibles de donner des renseignements sur l'état des familles, ont été également classés dans la sous-série Colonie G1.

L'article 13 de l'édit de 1776 prévoyait que les greffes des différentes assemblées chargées de rendre la justice dans les colonies (conseils supérieurs, etc.) expédieraient au Dépôt de Versailles un double de leurs minutes. Celles-ci forment 3415 articles 7 cotés dans la sous-série Colonies G2. Elles ont été temporairement remises à la Cité des archives contemporaines, à Fontainebleau, à l'exception des minutes de greffes des tribunaux de Saint Domingue conservées rue Oudinot en raison de leur intérêt particulier pour les recherches d'ordre familial.

La sous-série Colonies G2, s'arrête en 1912, un décret du 21 avril de cette même année ayant supprimé l'obligation d'envoyer en métropole les doubles des minutes des actes notariés dressés dans les colonies, les doubles des arrêts et jugements rendus par les cours et tribunaux coloniaux et les doubles des minutes des transcriptions, radiations ou réduction d'hypothèques.

Bien que la partie intégrante du Dépôt des papiers publics des colonies, les listes de passagers embarqués ou débarqués dans les ports de France ou des colonies, cotés F5B 1 à 143, sont actuellement gérées par la Section ancienne.

L'instauration dans les vieilles colonies (Guyane, Guadeloupe, Martinique, Réunion) de la conservation des hypothèques remonte à la promulgation dans celles-ci du code civil. Les registres établis de ce fait furent soumis au dépôt d'un double en France, double dans lequel, contrairement à ce qui se pratique en métropole, les actes furent résumés et non pas transcrits intégralement. La collection, qui recommence au plus tôt en 1806 (Martinique) s'arrête en 1912, l'envoi des doubles en métropole ayant été supprimé par le décret du 21 avril de cette même année. Elle est constituée de 533 volumes. On y trouve : des inscriptions, des transcriptions résumées, des radiations.

Le service de la conservation de la propriété et des droits fonciers, créé pour la publication et la garantie des droits réels sur les immeubles, fut institué très tardivement dans les colonies : en 1897 à Madagascar, pas avant le XXe siècle ailleurs. Cette série comprend 113 volumes, temporairement déposés à la Cité des archives contemporaines, à Fontainebleau.

Dans le but de préserver les séries anciennes de documents conservées au tribunal de Cayenne, l'état civil (180 articles) et les papiers du greffe (58 articles) constituant la collection originale (et non le double dont le dépôt en France avait été ordonné par l'édit de 1776) furent transférés aux Archives nationales en 1956 ; ils sont actuellement déposés à la Cité des archives contemporaines, à Fontainebleau. Ils n'apportent que peu de chose en sus de la collection du Dépôt des papiers publics des colonies (quelques registres d'état civil d'esclaves).

En ce qui concerne Saint Domingue, outre les doubles des registres de l'état civil, des minutes notariales et des minutes des greffes envoyés au Dépôt des papiers publics des colonies en vertu de l'édit de 1776, la Section outre-mer conserve, intégrées dans le même fonds, de nombreuses autres archives, qui furent purement et simplement rapatriées avec les derniers échelons de l'armée Rochambeau ; d'autres documents furent déposés par des propriétaires revenus en France et désireux de prouver leurs titres. Ces papiers soit furent intégrés dans les subdivisions existantes du Dépôt des papiers publics -- notariat, greffes --, soit donnèrent naissance à de minuscules sous-séries dont il existe des inventaires assez détaillés :

Dans les dossiers dits de l'indemnité de Saint Domingue, ont trouvera plusieurs types de documents intéressants pour l'historien des familles :

On notera au passage que la nécessité de fournir aux colons les actes notariés ou autres dont ils avaient besoin obligea l'administration à établir des répertoires commodes pour l'ensemble des 1700 registres du notariat et certaines autres catégories de documents (Domaines, Abornements, Consulats, etc.).