Projet Espace Bénévoles

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Page destinée à recueillir les expressions de besoin pour un outil de gestion des bénévoles.

Nom de l'outil

Nom de la première version de l'outil actuellement opérationnel 
FranceGenWeb-Bénévoles (et non BénévolesGenWeb, appellation abandonnée pour tous les services FGW)
Deuxième appellation
Mon Compte FGW ou Mon FGW
définir son nom définitif
  • Quel est le contenu de ces pages ? Potentiellement il permet ou pourrait permettre de gérer des adhérents et des bénévoles pour les gestionnaires de services et le bureau de l'association. Il permet ou pourrait permettre aux adhérents et bénévoles de gérer leurs coordonnées et leurs contributions ou actions ainsi que les "droits" éventuellement attachés.

Il faut donc trouver un nom qui puisse être assez large pour recouvrir des besoins multiples. Dans les pratiques des grands sites l'usage le plus courant est "Mon compte". Renaud A.

  • assez d'accord avec ce nom (Mon Compte), je le trouve plus adapté aux multiples usages et situe bien que ce sont nos infos qui y sont

Purdey 22 janvier 2012 à 22:42 (CET)


Données 
en 20 janv 2012: 500 bénévoles inscrits sur la base (moins les 150 adhérents 2011 - 2012) , soit 350 personnes se sont inscrites: il faudrait définir pourquoi et ce qu'elles attendent !
Potentiellement le besoin pourrait concerner plusieurs milliers de bénévoles.

Système actuel :

Adhérents

Il remplit de nombreux services efficacement pour les adhérents :

  • suivi des adhésions
  • coordonnées des adhérents
  • renouvellement des adhésions
D'autre part, ce service met à disposition une API qui permet 
  • convocation AG
  • transmission des pouvoirs pour AG

Bénévoles et Gestionnaires

ce service met à disposition des autres services une API qui permet 
  • Connexions à FGW-Héraldique et FGW-Traduction pour les coordinateurs, remplissage automatique d'une partie des formulaires pour les bénévoles de ces deux services

Explications

Reprise du message envoyé aux coordinateurs de l'entraide FGW pour le passage a un accès utilisant MonFGW

il existe une base BénévolesGenWeb ou Mon Compte FGW http://www.francegenweb.org/~benevoles/ qui actuellement gère les adhésions à l'association et les bénévoles de quelques services FGW (Heraldique, Traduction)

elle consiste en une inscription personnelle et unique dans cette base: vous mettez l'identifiant de votre choix (pas le numéro de département !) ainsi que le mot de passe de votre choix (que personne ne peut connaitre).

Dans cet espace vous pouvez mettre a jour vos coordonnées et consulter votre adhésion à l'association

une fois cet accès créé

si un service auquel vous participez sur FGW a un accès adapté à cette base (API - il faut un moment pour que tous les services s'adaptent ) vous n'aurez plus besoin que d'une seule connexion pour gérer les différents accès a ces services.

par exemple sur traduction je gère un paquet de langues

lorsque je vais sur l’accès coordinateur si je ne me suis pas connectée depuis l'ouverture de mon ordi je me connecte en mettant mes identifiants MonCompteFGW: et je suis reconnue de suite (un peu comme actuellement me direz vous ) sauf que là j'ai accès à toutes les langues que je gère d'un seul identifiant.

pas besoin de me reconnecter à l’accès coordinateur à chaque changement de langue

et dans un futur proche (mais y a quand même du boulot pour faire les scripts et les mettre en place) je pourrais passer sans reconnexion de l'entraide à traduction à MonCompteFGW

autre avantage

si je veux proposer mon aide, le formulaire http://www.francegenweb.org/~traduction//adh_entraide_trad.php est carrément pré-rempli (au passage faudrait envisager cette option pour les formulaires de demande ;-)

pour l'entraide et traduction

on peut faire la même chose pour les bénévoles actifs si un bénévole est passé en inactif ses codes persos ne lui permettront plus l’accès privilégié, et les codes n'auront plus besoin de changer régulièrement

L'expression de besoin

concerne prioritairement la gestion des bénévoles. Ils sont majoritaires et ils ne sont majoritairement pas adhérents.

Inscription

Qui peut s'inscrire comme bénévole ? 
bénévole régulier ?
ou bénévole occasionnel ?

Critères

Quels critères pour s'inscrire ?

Contrôles

Qui contrôle/valide? (s'il y a un contrôle) l'inscription d'un bénévole ?

Le statut de bénévole

est-il permanent ? pour combien de temps ?

Quels avantages ?

Quel interaction ?

avec les services où le bénévole opère ?

Accès facilité

comment faciliter au bénévole son accès à son service ?

Gestionnaire et gestion

Comment le gestionnaire de service peut suivre les bénévoles de son service ?

L'utilisation de l'API

Définition

du terme API pour les non-informaticiens Une Application Programming Interface ou API est une interface fournie par un programme informatique.

Utilisation

devrait être généralisée sur les différents services FGW ce qui clarifierait:

  • le nom du service (BénévolesGEnWeb ou Mon FGW?)
  • la mémorisation des codes d'accès qui deviendraient uniques pour tout FGW et permettrait d'utiliser cet espace.

-->Il faudrait s'atteler donc en 2012 à modifier les scripts des services qui ont besoin de cette API (Entraide, ... (à ajouter par les gestionnaires concernés) Purdey 13 janvier 2012 à 12:25 (CET)


En d'autres termes 
  • cet espace doit-il ne pas être un espace mais une base "invisible"
  • ou alors un espace ou l'on peut y trouver qqs liens et infos concernant les adhérents et les bénévoles, afin d'avoir un lien entre l'association et les bénévoles qui y participent et/ou cotisent.

Purdey 20 janvier 2012 à 17:27 (CET)

Idées :

Bénévoles

  • chaque bénévole inscrit a sur son compte un choix de services à cocher où il participe
  • permet à un gestionnaire de service de ressortir une liste des bénévoles qui ont coché pour leur service (par tableau : moteur de recherche)

--> suppose que tout un chacun peut alors cocher à sa convenance, donc dans ce cas comment alors faire le tri entre les bénévoles réellement actifs dans le service et ceux qui cochent sans s'engager ou sans s'être renseigné avant (ou qui confondent avec l'accessibilité audit service) ou pour le plaisir.

  • pour l'entraide par exemple il est impossible de surveiller tous les bénévoles et pas facile non plus de demander a chaque gestionnaire de

faire le tri. En 1 an on a 500 inscrits dont 150 adhérents quelques uns pour les services qui ont mis en place l'API disons 50, reste 300 inscrits ! Après plusieurs années cela sera ingérable.

Par exemple 22 janvier 2011, recherche des coordinateurs entraide qui étaient inscrits. Résultat : 17 sur 67 dont certains sont adhérents d'autres coordinateur traduction (qui a adopté l'API) et 1 qui vient de s'inscrire suite a ma demande pour prévoir la mise en place de l'API pour les coordinateurs de l'entraide J'ai du faire un copier coller de chaque nom pour vérifier si une inscription était à ce nom et relever l'identifiant affiché. Quand on passera aux bénévoles : 818 actifs et 3228 non-actifs ...


D'un autre coté la base des bénévoles entraide/traduction permet à chaque coordinateur de mettre si ce bénévole est actif ou non.

Généanautes inscrits

  • Un participant/demandeur/bénévole pourrait en mettant son identifiant ne pas avoir a remplir les formulaires de l'entraide/traduction s'il est connecté à Mon FGW
  • Un participant à un service aev, cim,cousins etc... en y déposant des données, pourrait d'un seul espace mettre à jour ses coordonnées (cela limiterai les emails invalide) et permettrait d’être joignable pour un cousinage éventuel

Autre possibilités:

  • un gestionnaire en mal de petites mains (biblio, maires, cim ... ) pourrait a partir de cette base ressortir les habitants de telle département et les contacter pour leur demander de l'aide a petites doses et sans passer pour un spammeur.
  • lors d'un salon vérifier les inscrits de la région et les informer de notre présence à proximité

Définition des limites et des besoins:

Limites

Besoins

formulaire de demande de participation :

l'adapter à l'API pour que le proposant mette son identifiant Mon FGW et qu'il soit pré-rempli