Charte de liste d'échange

La charte ci-dessous est un exemple pour introduire des bonnes pratiques dans la gestion d'une liste d'échange. C'est surtout intéressant à mettre en oeuvre pour les listes de discussion ayant un grand nombre d'abonnés (>1000)

Définition du thème

Fondation : La liste de discussion francophone "utilisateurs-heredis" concerne l'utilisation des logiciels Heredis pour les versions PC. Cette liste est indépendante de l'éditeur du logiciel (BSD Concept).

A quoi sert ce groupe de discussion ?

Poser des questions sur l'utilisation du logiciel quand la documentation est insuffisante Poser des questions sur des dysfonctionnements remarqués (ou bogues) Poser des questions sur des subtilités en matière de saisie, d'impression, d'échanges de fichiers, etc ... Rechercher des astuces pour effectuer une opération Proposer des améliorations pour la prochaine version Il n'est cependant pas question dans ce groupe de discussion de faire l'apologie ni de dénigrer systématiquement le logiciel Heredis. Cette liste de discussion se veut constructive et utile.

Ce que nous ne trouverez pas sur cette liste

• Faire des recherches généalogiques, il existe d'autres listes
• Faire des comparaisons entre les logiciels de généalogie
• Des questions à l'éditeur. Si ca le concerne écrivez lui directement (en mettant la liste en copie).

Les modérateurs poursuivent trois objectifs

• Permettre l'augmentation du nombre d'abonnés : meilleures réponses et plus grande influence de la liste.
• Améliorer la qualité des messages (respect du thème et respect de la forme).
• Pérénniser la liste sur le long terme dans l'intérêt des utilisateurs de ce logiciel.

Respectons le thème

Ne traiter que du sujet et de rien d'autre. Si vous avez un doute, posez la question EN PRIVE aux modérateurs.

Les 10 erreurs à ne pas faire :

• Remercier en public un autre abonné pour sa réponse (le faire mais en privé)
• Répondre «Moi aussi » ou « moi non plus »
• Répondre à une polémique
• Parler d'un Virus (voir page du site)
• Souhaiter des voux pour Noël et pour la nouvelle année.
• Faire une recherche sur un patronyme / région, annoncer une manifestation, un site ou une autre liste.
• Se présenter
• Envoyer un mail pour faire un test
• Donner un avis négatif ou positif sur le logiciel sans argument précis
• Demander la méthode pour se désabonner ou annoncer son départ de la liste

Respectons la forme : 5 règles : balise, titre, signature, coupure, netiquette

• Mettre une des cinq balises correctement : [H8][H7][H2001][H2000][H98] ou [HS]. En savoir plus ...
• Ecrire un sujet/titre/objet concret. "Au secours » ne signifie rien. Changer le titre si besoin ou si dérive.
• Si vous répondez, coupez le message d'origine en laissant le minimum utile à la compréhension de votre réponse.
• Les signatures ne doivent pas dépasser 4 lignes avec prénom et nom.
• Le net n'empêche pas la politesse usuelle. Voir la netiquette

Pourquoi ces contraintes ? Le scénario "catastrophe"

Imaginons de laisser faire les interventions hors sujet et sans balises.

• Beaucoup de messages Hors Sujet. Toute annonce personnelle serait tolérée (un site, une manifestation, hoax).
• Les rappels à l'ordre du modérateur seraient peu pris en compte.
• Beaucoup de messages seraient "précisez votre version logiciel".
• Les abonnés expérimentés ne prendraient même plus la peine d'essayer de répondre.
• Les abonnés trouveraient beaucoup de messages à lire dont peu d'utiles.
• Il y aurait des polémiques très régulières car des abonnés fatigués de ces messages inutiles et répétitifs se facheraient.
• Il y aura des réactions de mécontents, des messages de soutien, des messages demandant de la rigueur, des messages de provocateurs.
• Il y aurait de l'ambiance mais ce serait très répétitif avec une grande perte de temps
• Les abonnés expérimentés ne liraient presque plus la liste et correspondraient en privé entre « spécialistes ».
• Une question justifiée d'un nouvel abonné passerait inaperçu.
• Il y aurait de nombreux désabonnement car trop de messages inutiles et trop de polémiques.
• La liste perdrait de son intérêt et ce serait à celui qui crie le plus fort.

Cette description n'est pas spéculative mais c'est une réalité, vécue, connue et souvent décrite. Il y a trois avantages :

• La liste serait plus "vivante". C'est indéniable. Mais nous conseillons pour cela les listes régionales.
• Il y aurait pas ou peu de contraintes. Connaissez-vous une vie collective sans contrainte ?
• Le seul vrai avantage serait que les gestionnaires auraient moins de travail ;-)

Notre méthode pour atteindre nos objectifs

• Informer : message de Bienvenue à l'abonnement et message de rappel mensuel, site internet, modérateurs disponibles en privé en cas de doute. Nous considérons donc que les outils existent pour s'informer.
• Rappeler les règles en privés : les abonnés, sauf cas particulier, ne sont pas modérés. Donc en cas d'erreur un modérateur contacte en privé l'abonné pour un rappel. Ex : message type pour les balises en annexe 1
• Modérer les nouveau abonnés : ils ne connaissent pas nos règles, c'est pourquoi préventivement la modération est systématique pour eux.
• Modérer occasionnellement : de rares abonnés ne veulent pas respecter nos usages. La modération s'impose.
• Rappeler les règles en publique. C'est parfois nécessaire. Voici pourquoi. Un message erroné est diffusé. Le modérateur s'explique en privé. OK. Mais le message erroné a été diffusé malgré tout. Un autre abonné voyant ce message, ferra la même erreur. Ainsi de suite. Le modérateur va donc passer du temps à « courir » derrière les messages erronés et à expliquer les mêmes choses. C'est lassant ! Donc soyez compréhensif avec les rappels publics même si votre sentiment est que le modérateur est une personne désagréable qui ne s'applique pas à elle-même ses propres recommandations.

Les cinq types d'abonnés

• l'abonnés non modéré : le cas général.
• l'abonné modéré temporaire : celui qui vient de s'inscrire à la liste
• l'abonné modéré « permanent » : pour diverses raisons les modérateurs ont décidés qu'il devait être modéré.
• le modérateur est nommé par le fondateur. Il aide les abonnés. Il connait l'interface yahoogroupes pour le paramétrage de la liste et la gestion des abonnés (la liste "gestion-liste" qui regroupe des modérateurs de différentes liste peux aussi aider). Le modérateur doit connaître la netiquette car il doit la faire respecter. Enfin il doit connaître les procédures spécifiques à la liste.
• Le fondateur : créateur de la liste (ou son successeur), il a tous les pouvoirs. Il améliore les supports (FAQ, messages automatiques, site), paramétre la liste, recrute et forme les modérateurs

Organisation générale des modérateurs

• Les décisions sont communes. Une liste de discussion "de travail" sert aux échanges entre modérateurs et permet à un apprenti modérateur de faire des essais.
• Un mail d'un modérateur vers un abonné doit obligatoirement mettre en copie les autres modérateurs.
• Un message d'un modérateur sur la liste est à discuter avant entre les modérateurs.
• En cas d'urgence (message insultant, diffamatoire, obscène...), seul le fondateur est habilité à émettre un message sur la liste sans discussion préalable. Ces cas nécessitent une modération immédiate avec message sur la liste demandant de ne pas répondre. Un message type pourra être élaboré.
• En cas d'absence du fondateur, le modérateur le plus ancien dans la fonction remplace le fondateur.

Mise en modération d'un abonné

La modération est la capacité pour un modérateur à valider le message d'un abonné avant diffusion sur la liste. Certaines listes sont entièrement modérées mais c'est du travail et il y a un risque de censure dès qu'un message « indispose ». D'autres listes ne sont jamais modérées avec le risque du scénario catastrophe.

Le juste milieu est de faire une modération ciblée.

1) La mise en modération automatique des nouveaux abonnés Un paramètre permet de mettre automatiquement un nouvel abonné en modération. Ca évite ainsi les erreurs des débutants et les messages « publicitaires ». Ce sont les abonnés modérés « temporaires ». En effet un nouvel abonné a de multiples raisons de ne pas connaître les usages d'une liste et il va donc faire une erreur. Même mineur cette erreur sera visible, donc imitée et ainsi de suite. C'est la raison de cette modération des nouveaux.

2) Mise en modération d'un abonné par le modérateur « activateur » Si un abonné ne respecte pas nos règles, un modérateur quelconque demande sa mise en modération en précisant aux autres modérateurs : mail de l'abonné, résumé des causes, date du jour. Si besoin une discussion s'engage.

Le modérateur « activateur » est le seul responsable de l'activation de la modération. Il a trois taches :

• Après accord, il active la modération de cet abonné.
• Il transmet à l'abonné un message type pour le prévenir, lui donner les raisons, les conséquences et la méthode pour redevenir non-modéré.
• Il met à jour la liste des modérés « permanents »

Si c'est un provocateur, il se désabonne de lui-même. Si l'abonné s'est laissé emporter, quelques échanges privés suffisent à s'expliquer. Reste quelques les autres cas .

Le modérateur « activateur » est aussi en charge de la désactivation de la modération. Pour cela il est prévenu par le modérateur « valideur » ou celon les critères de délai.

Le modérateur « valideur »

Un abonné modéré envoi un message. Le modérateur « valideur » reçoit dans sa boite aux lettres un mail de yahoo avec le message envoyé et attendant la validation du modérateur.Le modérateur « valideur » a plusieurs options :

Message correct : Il valide le message. Après 3 messages corrects, il demande l'arrêt de la modération et prévient le modérateur « activateur » qui est le seul habilité à activer/désactiver la modération (et qui mettra donc à jour la liste des modérés permanents si besoin). Message légèrement incorrect : Il modifie, de lui-même, le message de l'abonné puis le valide. L'erreur est minime, il est donc plus simple de le faire à sa place et donner les raisons. Message légèrement incorrect avec récidive et silence : il demande à l'abonné de refaire son message. Si l'abonné ne fait rien son message ne sera pas envoyé. Message incorrect majeur : il rejette le message qui n'est pas diffusé et justifie sa décision auprès de l'abonné. Message incorrect majeur récidivant : il rejette le message qui n'est pas diffusé.

Le recrutement d'un modérateur

Le fondateur est responsable du choix des modérateurs. Il envoi d'un message sur la liste « Bonjour, nous « recrutons » un abonné pour aider à gérer la liste. Les conditions sont : avoir le souhait et la curiosité pour ce sujet, une connexion en moyenne par jour. (en dehors des absence), s'intégrer à l'équipe existante, aucune compétence technique n'est nécessaire (formation assurée !. D'autres détails en privé avec le <fondateur>. Cordialement»

Une réponse arrive au fondateur qui renvoi en privé au candidat d'autres détails. Sert aussi à confirmer la volonté du candidat. «Merci pour votre proposition. La liste grossit et nous voulons en améliorer la gestion ce qui demande un peu de temps. C'est la raison de ce « recrutement ». Les taches principales sont : gérer l'arrivée des colistiers, développer de nouveau services, améliorer les procédures. Les seules vrais contraintes sont une connexion par jour au minimum (sauf absence) pour la fluidité des services et un engagement moral sur une durée minimal de 2 ans (en raison du temps de "formation" assez long). Cordialement. <fondateur>»» Choisir de préférence un abonné déjà connu ou ancien sur la liste. Il est possible de recruter deux modérateurs en même temps.

En cas de désaccord d'un abonné avec la gestion de la liste

Pour contacter les modérateurs écrivez à l'adresse des modérateurs disponible sur la page d'accueil de la liste. Ne jamais passer par la liste. Si vous n'êtes pas d'accord sur un sujet, dites le en privé aux modérateurs en expliquant vos raisons. Sinon merci de respecter les règles de cette liste. Si vous souhaitez influencer la gestion de cette liste, venez nous rejoindre et nous aider. Sinon merci de respecter les règles de cette liste.

Votez sur le site. En fonction de vos remarques nous adapterons les procédures. Le vote se présente de la façon suivante : http://fr.groups.yahoo.com/group/utilisateurs-heredis/polls " Votre avis sur la gestion de la liste. Ce sondage est permanent. Seuls les abonnés de la liste peuvent voter. Une seul fois. Il est possible de changer son vote à tout moment. Ce sondage permet de s'exprimer sans déranger la liste avec une question d'intendance. Pour la gestion de la liste je souhaite .... o Ni modération ni contrainte d'aucune sorte o Autre chose et je vais écrire pour une suggestion o Autre chose mais je ne sais pas quoi o Une modération totale o Suivre la politique actuelle

En final il faut savoir qu'il n'y a que trois façons de contrer la gestion d'une liste : - Convaincre le fondateur de votre point de vue. Difficile mais déjà vu. - Créer une liste de discussion concurrente qui devra prouver que votre gestion est plus efficace. Ca arrive. - Devenir modérateur et influencer petit à petit le cours des choses. Déjà vu.

En cas de désaccord entre les modérateurs

L'intérêt général des utilisateurs du logiciel Heredis doit être conservé. Une seule liste est dans l'intérêt de tous. La création d'une liste "dissidente" serait un échec (par contre il est parfaitement possible d'envisager la création de listes sur des sujets spécialisées).

En cas de graves divergences sur les points fondamentaux suivants : - changement d'un paramètre de modération de la liste - changement d'un point important de la charte - introduction/suppression d'un modérateur - introduction/suppression d'un fondateur (un fondateur ne pourra être nommé qu'après une période de 2 ans comme modérateur)

Il est procédé à un vote selon les conditions suivantes : - fondateur : deux voix - modérateur ayant exercé durant un an : une voix

En cas d'égalité ou de divergence profonde avec refus d'une des parties d'accepter le résultat du vote, en final la décision appartiendra aux abonnés avec rédaction en commun d'un texte visant à soumettre les abonnés à un sondage. Les votes seront anonymes. Il pourra être fait trois relances sur la liste pour inciter les abonnés à voter. Un débat pourra être lancer (mais il serait mieux de l'éviter) sur le sujet de désaccord en comptant sur la modération des modérateurs ! Le vote durera un mois en neutralisant les mois de juillet et d'août. La décision des abonnés sera sans appel.

Annexes

message type en privé pour une erreur de balise

Objet : Utilisation correcte des balises "Bonjour, Je rappelle que sur cette liste existe un système de balises, permettant de classer les messages par thème. Pour mémoire les balises à placer au début de l'objet du message sont : [H98] , [H2000], [H2001], [H7], [H8] si le message concerne l'utilisation d'une version du logiciel spécifiquement et [HS] pour les autres sujets (se procurer Heredis, par exemple). J'ai constaté un certain nombre d'erreurs de balises ces derniers temps, ce qui signifie que les colistiers qui les utilisent pour établir des règles de messagerie ne recevront pas votre message ou pourront le recevoir à tort. Cordialement Patrice BRANCOURT, Modérateur bénévole de la liste utilisateurs Heredis "

message type en privé pour des remerciements en privé

"Les remerciements , c'est bien , c'est même indispensable , mais par pitié , pas sur la liste , mais directement au destinataire ..... Merci. Fabrice Dodon"

messages types restant à faire

- message type privé de rappel pour le titre - message type public « intervention en urgence du fondateur » - message type pour prévenir un abonné de sa mise en modération avec les raisons, les conséquences et les moyens pour redevenir non-modéré.